Dokumente auf dem PC archivieren

Hallo
Ich habe es ganz einfach gehalten da ich noch teilweise die Hilfe meiner Familie brauche und die sollen es dann auch verstehen.
Bei mir sind alle Bilder und Dokumente zu einer Person in einem Ordner der jeweils die Bezeichnung Geburtsname, Vorname Geburtsdatum trägt.
Familienordner habe ich nur für Fotos wo auch mehrere der Familie zu sehen sind. Der einzige Nachteil an dem System ist das ich die Heiratsurkunde dann einmal bei der Frau und einmal bei dem Mann ablegen muss, aber so schlimm ist das ja nun auch nicht bei der heutigen größe von Festplatten usw
LG

Hallo zusammen,

also, ich habe noch kein richtiges System gefunden. Ich bin noch auf der Suche.

In einem Ordner habe ich nur Urkunden, in folgender Reihenfolge geordnet: Sterbeurkunde Urgroßvater, Geburtsurkunde Urgroßvater, Heiratsurkunde von Urgroßeltern, Geburtsurkunde Urgroßmutter und dann Sterbeurkunde Urgroßmutter. Und das geht bei allen Ahnen so. Diese habe ich dann in Prospekthüllen steckt, damit da nichts dran kommt, auch wenns nur Kopien sind.

Dann habe ich 2 Ordner in väterlicher Linie und mütterlicher Linie aufgeteilt und für jedes Person Lebenslauf angelegt. Alles über Word geschrieben, auch als Datei auf CD angelegt. So kann ich dann nacharbeiten oder ergänzen. Ich habe noch ein Ordner, von Zufallsfunde, die recherchiert werden müssen. Wenn diese zu meiner Linie passt, dann wird sie dann auch ins richtige Ordner gelegt.

So habe ich noch alles im Blick und übersichtlich. Das könnte später noch ändern, wenn ich mehr Dokumente habe.

LG Silke

Hallo zusammen,

ich habe meine gescannten Doku/Info in 2 Ordnern abgelegt.

Einmal nach Namen. Bsp.: Maier_Geburt (oder Tod, Heirat, Kauf ec.)_1888_DorfA (Den Ort schreibe ich nur bei häufigeren namen dazu)
ein zweites mal nach Jahr: 1900_Maier-Schulze_Heirat_Stadt
und falls es ein Ereignis mehrmals gibt kommt hinten noch die Abkürzung für Kirchbuch (KB), Standesamt oder Familenbuch dazu.
Man muss halt alles 2x abspeichern, aber findet es leichter wieder.

Grüße Georg

Ich hab neulich im Archiv vom Bildschirm abfotografiert mit mehr oder minder Erfolg (Lehrgeld bezahlt ..grins)
Konnte auch einiges entziffern und zur Familie zuordnen . Nun meine Frage
soll ich die ganze Seiteapspeichern oder nur den Ausschnitt rausschneiden oder die Fotos nur zur recherche nehmen und wenns passt nächstes mal im Archiv ausdrucken.
Hab mal so´n Bild hier zuhaus ausgedruckt aber da ich die ganze Kirchenbuchseite abgelichtet hatte konnte man betreffenden Eintrag auf Papier nicht mehr lesen

Zitat

Wie handhabt ihr das mit euren weiblichen Familienangehörigen? Welche Namen verwendet ihr da bei der Benennung einzelner Dateien?

Immer mit Geburtsname !

Meine Ablagesystem benutzt eine Abkürzung der FN + Rufname + Geburtsjahr.
Die Abkürzung kann so kurz oder so lang wie es sinnvoll ist, bzw. man kann auch die volle Namen bentzen.

Um dein Biespiel zu benutzen, würde das so aussehen

MÜLLER-Else-Maria-1880_GU => Geburtsurkunde
MÜLLER-Else-Maria-1880_HU1924_BOCK-Kurt-Emil-1883 => Heiratsurkunde
MÜLLER-Else-Maria-1880_SU1940 => Sterbeurkunde

Falls ich dann noch eine Tochter oder Kusine "MÜLLER Else Maria" finde, dann kann ich sie immer über das Geburtsjahr auseinanderhalten.

Es sei denn, es gibt Kusinen, die auch gleichnamigen Töchter hatten, die im gleichen Jahren geboren wurden ....
(Kann in kleineren Gemeinschaften schon vorkommen - alle Rufnamen werden ständig "recycled" !)

Ah well, nobody's perfect !

Gruß,
Bob

Hallo Karl,

Zitat von karli

Hier ein (fiktives) Beispiel:
Else Maria MEIER wurde 1880 geboren, im gleichen Jahr getauft und 1894 konfirmiert.
Im Jahr 1900 heirat sie Kurt Emil BOCK, die Ehe wird 1910 geschieden.
Else Maria (jetzt BOCK) heirat erneut, und zwar 1912 Egon Friedrich MÜLLER.
Else Maria (jetzt MÜLLER) stirbt 1940.

Dafür existieren die entsprechenden Urkunden, denen ich folgende Dateinamen gebe:
MÜLLER Else Maria (1880 G)
MÜLLER Else Maria (1880 T)
MÜLLER Else Maria (1894 K)
MÜLLER Else Maria (1900 H) Kurt Emil BOCK
MÜLLER Else Maria (1910 SD) Kurt Emil BOCK
MÜLLER Else Maria (1912 H) Egon Friedrich MÜLLER
MÜLLER Else Maria (1940 S)

Alles anzeigen

Bei mir gäbe es dann einen neuen Ordner im Archiv

archiv ->

Meier ->
Hier werden alle Meier abgelegt

Im Ordner Meier ein neuer Ordner

Maria--01011880
Vorname und Geburtsdatum

Falls mehrere Vornamen
Maria_Martha_Elisabeth--Geburtsdatum

Falls Personen mit gleichen Vornamen und gleichem Datum
Maria_Martha_Elisabeth--Geburtsdatum--1-xyz

In den Ordner archiv -> Meier -> Maria-xyz kommen jetzt alle Dokumente zu dieser Person!

Die Geburt hat bei mir z.B das Kürzel GE, also der Dateiname des Dokumentes

#--1880-01-01--Meier_Maria--Geburtsort--GE_R_S1--1454965754.jpg

# -- Daran erkenne ich das es nur diese Datei gibt, aber noch keinen Ausdruck des Dokumentes im Papierarchiv
1880-01-01 für Ereignisjahr, Monat und Tag
Meier_Maria Geburtsname_Vorname(n)
Ereignisort
Ereigniskürzel - GE für Geburt - R - Es handelt sich um einen Registerauszug, wäre es nur eine Geburtsurkunde käme dort ein U hin. In diesem Fall gibt es nur 1 Seite, also S1. Als ich das Dokument erfasst habe, habe ich einen einmaligen UNIX-Zeitstempel erstellt. Dieser lautet z.B 1454965754

Taucht jetzt später noch ein weiteres Dokument zu dieser Geburt auf, nehmen wir mal an eine Geburtsanzeige aus einer Zeitung ... gibt es eine neue Dateiablage im gleichen Ordner

#--1880-01-02--Meier_Maria--Ereignisort--GE_A_S1--1454965754--Anzeige.jpg - Kürzel _A_ für Anzeige

Die weitere Dokumente dann

#--1880-03-01--Meier_Maria--Ereignisort--KT_S_S1--1556834121.jpg - für Kirchliche Taufe
#--1894-07-01--Meier_Maria--Ereignisort--KO_S_S1--1577835244.jpg - für Konfimation/Kommunion

#--1900-10-19--Meier_Maria--Bock_Kurt_Emil--Ereignisort--SH_R_S1--1854973867.jpg - die Heirat
Für den Ehemann mir nach dem obrigen Muster ein neuer Ordner unter des Familiennamen angelegt ... dort wird das gleiche Dokument abgelegt in der Form
#--1900-10-19--Bock_Kurt_Emil--Meier_Maria--Ereignisort--SH_R_S1--1854973867.jpg

Die Scheidung ist mit der vorherigen Heirat verbunden, weshalb der gleiche UNIX-Zeitstempel wie zur vorherigen Ehe verwendet wird (oder ein zusätzlicher wird angehängt). Also 2 neue Ablagen in den Ordnern der Personen

#--1910-02-22--Meier_Maria--Bock_Kurt_Emil--Ereignisort--JR_S_S1--1854973867.jpg - Kürzel JR für Juristisches, S für Scheidung
#--1910-02-22--Bock_Kurt_Emil--Meier_Maria--Ereignisort--JR_S_S1--1854973867.jpg

Neue Heirat

#--1912-08-13--Meier_Maria--Müller_Egon_Friedrich--Ereignisort--SH_R_S1--1954373868.jpg
Neuer Ordner für den 2ten Ehemann ... und dort eine Kopie des Dokumentes zur Eheschliessung
#--1912-08-13--Müller_Egon_Friedrich--Meier_Maria--Ereignisort--SH_R_S1--1954373868.jpg

Todesfall der Maria, Dokument im Ordner von Maria

#--1940-11-02--Meier_Maria--Ereignisort--TO_R_S1--2433965754.jpg

Bei Maria liegen also diese Dokumente im Ordner

archiv
Meier
Maria--01011880

#--1880-01-01--Meier_Maria--Geburtsort--GE_R_S1--1454965754.jpg
#--1880-03-01--Meier_Maria--Ereignisort--KT_S_S1--1556834121.jpg
#--1894-07-01--Meier_Maria--Ereignisort--KO_S_S1--1577835244.jpg
#--1900-10-19--Meier_Maria--Bock_Kurt_Emil--Ereignisort--SH_R_S1--1854973867.jpg
#--1910-02-22--Meier_Maria--Bock_Kurt_Emil--Ereignisort--JR_S_S1--1854973867.jpg
#--1912-08-13--Meier_Maria--Müller_Egon_Friedrich--Ereignisort--SH_R_S1--1954373868.jpg
#--1940-11-02--Meier_Maria--Ereignisort--TO_R_S1--2433965754.jpg

Wandert jetzt z.B die Registerkopie zum Sterbefall in das Papierarchiv ....

Archiv-Tasche mit dem Namen Meier Maria
Keinere Archiv-Tasche mit der Beschriftung Meier Maria - Todesfall
In diese Tasche kommt das Dokument ... und diese Tasche dann in die Größere ... also eine Tasche für Maria.

Im digitalen Archiv wird der Dateiname zum Todesfall der Maria um ein vorangestelltes Z erweitert, also

aus #--1940-11-02--Meier_Maria--Ereignisort--TO_R_S1--2433965754.jpg
wird Z#--1940-11-02--Meier_Maria--Ereignisort--TO_R_S1--2433965754.jpg

Für mich ist das alles nicht so kompliziert wie es jetzt für euch aussehen mag Einfach mal probieren ... aber es kann auch gut sein das ich das auch mal wieder für mich ändere

Suche ich nun z.B über Windows nach einem Todesfall, gebe ich im Suchfeld "TO_" ein ... und sehe alle Dokumente zu Todesfällen. Oder "SH_" zur standesamtlichen- oder "KH_" zur kirchlichen Heirat. Oder ich suche einfach nur nach dem UNIX-Zeitstempel "1453759563" und finde alle Dokumente die mit diesem verbunden sind ... oder ... "Ereignisort" und bekomme alle Dokumente die einen Bezug zu diesem Ort haben ...

Aber wahrscheinlich hat auch "mein" System eine Macke die ich noch nicht erkenne ... das wird wohl passieren wenn ich eine noch größere Anzahl an unterschiedlichen Dokumenten bekomme <g> Also alles nur eine Schilderung wie ich es gerade handhabe.

MfG Watf

Guten Tag Zusammen,

auch wenn der letzte Eintrag schon länger her ist, frage ich mich, ob inzwischen weitere Erfahrungen gesammelt wurden? Ich beschäftige mich erst seit kurzem mit der Erforschung meiner Ahnen und habe bereits jetzt festgestellt, wie viel Papier , Dokumenten, Website, Querverweise und Bilder usw. anfallen.

Ich nutze die Software Ahnenblatt und mir ist nach kurzer Zeit aufgefallen, dass die Anlagen nicht optimal nutzbar sind. Nun habe ich den Plan, mir zusätzlich ein MS OneNote Notizbuch anzulegen, um alle 'Medien' dort abzulegen. Den großen Vorteil sehe ich in der kompakten Anzeigeform, dem Anlegen von ToDo's und der Möglichkeiten des Suchens innerhalb des gesamten Notizbuches.

Hat bereits jemand mit dieser Möglichkeit gearbeitet und kann sich mit mir darüber austauschen?

Mit einem herzlichen Glück Auf!

Kerstin

Hallo,

ich beschäftige mich bereits seit ca. 10 Jahren mit einer Familiendokumentation auf dem PC.

Grundlage dabei ist, alle Personen, die zum Kreis meiner Familie nebst Nebenlinien gehören, in einer Datenbank zu organisieren und zu speichern. Da jede Person ja nur einmal vorhanden ist, habe ich für diese jeweils einen Ordner angelegt, in dem ich alle Arten von Dokumenten in den Formaten (jpg; pdf; txt; doc; ppw; usw.) gespeichert sind. Beispiel: Meier_Anton_*1875. Im Falle einer Hochzeit lautet der Ordnername: Meier_Schmidt_oo1900. Insgesamt habe ich ca. 1160 Personen und 180 Hochzeiten gespeichert.

Um eine bessere Übersicht der Vielzahl von Ordnern zu gewähren habe ich die Personen jeweils einer von mir benannten Familienlinie (z.B. Meier_Schmidt_Linie) zugeordnet.

Meine Familiendokumentation habe mit Hilfe von PowerPoint erstellt in der zum Beispiel alle einzelnen Personen und Hochzeiten einer Familienlinie angezeigt sind. Mit Hilfe eines Links kann dann zur jeweiligen Person oder Hochzeit verknüpft werden, in der dann wiederum die gespeicherten Bilder, Dokumente in den vorgenannten Formaten abgerufen werden können. Des Weiteren kann man zu den nächsten Familienlinien (Generationen) verzweigen. Die Dokumentation kann dadurch in alle Richtungen ergänzt und ausgebaut werden.

Zusätzlich zu meiner Anwendung benutze ich auch das Programm Ahnenblatt. Hier ist es möglich, mit dem Untermenu - Bilder/Dateien – zur jeweiligen Person o.g. Datenformate zu verknüpfen.

rpkh

Hallo Community,

was haltet Ihr von folgendem Vorschlag zur Archivierung:

Ehepaar:

Max Mustermann - Kekule 1458

Bea Beispielsfrau - Kekule 1459

Taufregister Max - Dateiname: "1458a.jpg"

Sterberegister Max - Dateiname: "1458b.jpg"

Taufregister Bea - Dateiname: "1459a.jpg"

Sterberegister Bea - Dateiname: "1459b.jpg"

Trauregister Max & Bea - Dateiname: "1459c.jpg"

Dass der Trauregisterauszug "1459c.jpg" heißt, hat den Vorteil, dass die Heirat immer nach den Ereignissen Geburt & Tod der Eheleuten kommt und nicht in der Mitte verschwindet. Man könnt dem Dateinamen noch die Generation voranstellen, entweder als Zahl oder vor die Zahl noch ein "Gen." setzen, wenn man es ästhetischer findet, Dateinamen nicht mit einer Zahl beginnen zu lassen. Zudem könnt man auch noch diverse Trennzeichen einfügen. Sollten Kirchenbuch- und Standesamtsunterlagen vorhanden sein, könnte man wie folgt vorgehen:

Geburt Max Mustermann

Geburtsurkunde: "1458aa.jpg"

Taufregister: "1458ab.jpg"

Tod Max Mustermann

Sterbeurkunde: "1458ba.jpg"

Totenregister: "1458bb.jpg"

Heirat Max & Bea

Heiratsurkunde: "1459ca.jpg"

Trauregister: "1459cb.jpg"

Zusammenfassung Dateiname:

>>> Generation-Kekule_Nr.-Ereigniskürzel-Eigene_Beschriftung

>>> Gen.00-0000-a Beschriftung

>>> Gen.10-1458a Max Mustermann

So kann man alle Urkunden in einem Ordner behalten.

Viele Grüße

Kurzer Nachtrag:

Der Kekulenummer würde ich immer die entsprechende Anzahl an Nullen "0" voranstellen, wie man glaubt, bis zu welcher Generation man kommt. Also falls jemand vor hat, bis zur 25. Generation zu forschen, sind das ja 33.554.431 Personen. Dann könnte der Dateiname auch so aussehen:

Gen.10-00001458a Max Mustermann.

Das wäre mir zu kompliziert. Ich habs so realisiert:

Unterverzeichnis 001458 Max Mustermann

Unterverzeichnis Geburt

Unterverzeichnis Taufe

Unterverzeichnis Eheschließung

etc. Die Dateien nicht extra gekennzeichnet,

Urkunden, die beide angehen, grundsätzlich beim Mann.

Wobei ich ein erweitertes Kekule System im Gedcom-Feld IDNO nutze, so daß ich auch Brüder und Schwestern und deren Partner einbeziehen kann.

Einfach, aber alles leicht zu finden

Gruß

Hallo Sanaleikki,

dann legst du ja für jede Person einen Ordner und drei Unterordner an

Geht natürlich auch, aber du könntest mit deinem Bespiel die Dateien auch so bezeichnen:

001458 Geburt Max Mustermann

001458 Taufe Max Mustermann

001458 Eheschließung Max Mustermann

etc., dann würdest du dir die ganzen Unterordner sparen.

Und wenn du statt Geburt immer den Buchstaben "a" verwendest, prägst sich das ganz schnell ein. Aber ich würde alles so lassen, wenn du mit deinem System gut zurecht kommst. Es gibt sowieso nicht das perfekte System.

Ich sehe bei meinem System den Vorteil, dass ich schnell zur Datei komme, ohne lange Navigation.

Viele Grüße

Zitat von 1772116923

dann legst du ja für jede Person einen Ordner und drei Unterordner an

Sogar noch mehr, denn bei den drei Lebensereignissen bleibt es ja nicht. Wohin mit dem Schriftverkehr zu einer Person? Z. B. Antwortschreiben der Wast, Rotkreuz, Schulzeugnisse etc. Wie hast du das in Deinem System geregelt?

Naja, vor dem Problem stehe ich nicht wirklich, da die von dir genannten Unterlagen höchstens bis zu meinen Urgroßeltern relevant sein könnten. Ich habe jedenfalls keine große Hoffnung, an ein Zeugnis meiner Erzahnen-Urgroßeltern zu gelangen Aber selbst wenn es so wäre, würde ich wie folgt vorgehen:

A-Geburt

001458-aa <-- Geburtsurkunde

001458-ab <-- Taufregister

B-Tod

001458-ba <-- Sterbesurkunde

001458-bb <-- Sterberegister

C-Heirat

001458-ca <-- Heiratsurkunde

001458-cb <-- Trauregister

D-Zeugnisse

001458-da <-- Zeugnis 1. Klasse, 1. Hj.

001458-db <-- Zeugnis 1. Klasse, 2. Hj.

(...)

001458-dz <-- Zeugnis 13. Klasse, 2. Hj.

E-Korrespondenz

001458-ea <-- Antwort RK

001458-eb <-- Antwort WaST

Du hast also Platz für 26 Kategorien (26 Buchstaben). Sollten diese nicht reichen, nimmt man Doppelbuchstaben und trennt den Zählerbuchstaben ab (z.B. aa-a, aa-b, aa-c, ..., aa-z, ... zz-z).

Ich habe die Kategoriekürzel wegen der Sortierung so gewählt, weil ich erreichen wollte, dass bei jedem Vorfahr die Geburtsdokumente zuerst und anschließend die Sterbedokumente kommen. Denkbar wäre auch:

a für Antwortschreiben

e für Ehe

g für Geburtsdokumente

s für Sterbeunterlagen

z für Zeugnisse

usw.

Wichtig ist nur die Einheitlichkeit.

Viele Grüße

OK, wenn Du damit klarkommst. Aber das werden ja ein paar tausend Files in einem Unterordner?

Wie gesagt, mir wäre das zu unübersichtlich. Aber du wirst wahrscheinlich in deiner Zeit als Forscher noch so manches umsortieren, was sich als unpraktisch erweist.

Viel Erfolg mit deinem System

Gruß

Hallo zusammen,

vielleicht kann ich auch mit meiner Vorgehensweise hier beitragen!

Wie einige andere Forscher auch, benutze ich für die Dateinamen folgende Darstellung:

Name_Vornamen_YYYYMMTT [Geburtsdatum] Item-Bezeichnung lf-Nr.JPG / PDF / TIF / DOC

Name, Vorname und Geburtsdatum sind in der Regel einmalig - können aber ggf mit einer lfd Nr. ergänzt werden.

Ähnlich verfahre ich, wenn ich eine Transkription zu der betreffenden Datei erstellt habe.

Name_Vornamen_YYYYMMTT [Geburtsdatum] lf-Nr.DOC / ODT ...

Jetzt kommt das interessante:

Wenn zu dem Dateinamen Querverweise oder ergänzende Texte von Nöten sind, erstelle ich eine einfache Textdatei mit dem Dateinamen:

Name_Vornamen_YYYYMMTT [Geburtsdatum] lf-Nr.TXT

In dieser Textdatei schreibe ich alle nötigen, weitergehenden Informationen. Hierzu gehören auch die Namen der Personen, auf die sich das vorliegende JPG, PDF etc ebenfalls bezieht.

Diese Textdatei kann ich dann kopieren und dann mit verändertem Namen zu einer anderen, beteiligten Datei kopieren und deren Namen übernehmen - mit der Extension .TXT

Angelehnt an das obige Beispiel:

Name2_Vornamen2_YYYYMMTT [Geburtsdatum] lf-Nr.TXT

Allerdings ist die Pflege dieser ganzen Textdateien etwas umständlich, weil ich jede Kopie modifizieren muss.

Um dies zu vermeiden, plane ich zukünftig die Anwendung von sogenannten Hardlinks. Anders als die unter Windows gelegentlich verwendeten Desktop-Links mit der Erweiterung *.LNK ( lnk) handelt es sich bei Hardlinks um Dateieinträge die sich alle auf ein und dieselbe Datei beziehen. ...

Zitat Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Harter_Link

Im Allgemeinen spricht man von harten Links, wenn mehrere Einträge auf denselben Inode oder File Record verweisen, dessen Nummer eine Datei oder ein Verzeichnis dateisystemintern identifiziert. Mehrere harte Links auf denselben Inode oder File Record sind gleichwertig und können in beliebiger Reihenfolge umbenannt oder gelöscht werden. (Beim Löschen wird überprüft, ob gerade der letzte verbleibende harte Link gelöscht wird; die eigentliche Datei wird erst dann gelöscht.) Abgesehen von den Verzeichniseinträgen für das aktuelle und das übergeordnete Verzeichnis („.“ und „..“) verweisen harte Links fast immer auf Dateien.

Natürlich gibt es auch hier Einschränkungen und es gilt einige Dinge zu beachten. Aber die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen.

Leider habe ich noch keinen Dateimanager gefunden, der Hardlinks in der von mir gewünschten Weise unterstützt - vor allem das Erstellen.

Aber vielleicht findet sich ein passendes Open-Source Projekt.

Gruß

Ralf (Stutzenberger)

Hallo Ralf,

du kennst diesen Beitrag? Und den, z.B, SpeedCommander hast du mal ausprobiert? Oder du stellst auf Linux um

MfG Watf