Wie verwaltet ihr eure Dokumente?

    Moin allerseits,


    Vielleicht wurde dieses Thema schon einmal angesprochen, ich habe allerdings noch nichts dazu gefunden.
    Ich habe momentan eine kleine Krise, bzgl meine Dokumentenverwaltung, da es ja immer mehr Personen werden.
    Bisher hatte ich alle Dokumente alphabetisch nach den Personen in einem Ordner abgelegt. Nun fand ich aber, dass zu jeder Person eine eigene Mappe viel praktischer sei. Aber dann habe ich ja irgendwann 1000 Mappen und wie soll ich da was wieder finden?


    Mich würde wirklich interessieren, wie ihr das so haltet mit der Ordnung und bin für Tipps wirklich dankbar!


    Herzliche Grüße!

    Hallo Leyla,


    ich habe dein Thema hierher verschoben:
    Forum zur Ahnenforschung » Technische Hilfe » Programme, Organisation und Präsentation für Forschungsdaten


    Hier findest du ähnliche Fragen, und auch viele, die auf deine Frage eine allumfassende "Eierlegendewollmilchsau"-typ Antworten suchen bzw. sich wünschen.


    Damit will ich sagen: es gibt viele Antworten, und letzten Endes muß jede/r von uns eine Methode aussuchen, die uns anspricht. Denn wir müssen auch damit arbeiten können !!


    Meine Methode ist es, einen Ordner für die 5 Hauptforschungslinien anzulegen. Innerhalb eines Ordners wird alles alphabetisch sortiert.


    Das reicht für mich, da ich keinen so grossen Datenbestand habe. Andere werden sicherlich andere Ideen / Vorschlägen / Empfehlungen haben.


    Gruß,
    Bob

    Meine Lösung dazu ist gramps (https://gramps-project.org/). Ein Beispiel, an dem man den Ansatz vielleicht am besten erklären kann: Ein normaler Taufmatrikel-Eintrag hat 4 Personen (Kind, Vater, Mutter, Pate), für die das Dokument relevant ist. Man könnte also eine Kopie des Dokuments unter 4 Personen ablegen. Ich denke, es ist klar, dass bei einer größeren Anzahl an Personen der Ansatz explodiert und nicht mehr handhabbar ist. Ich habe in meiner Datenbank ca 60000 Personen, da kann man diesen Ansatz schlichtweg vergessen.


    Der Ansatz von gramps ist, das Dokument einmal abzulegen, in der Datenbank zu erfassen und dann alle 4 Personen mit diesem Dokument zu verlinken. Die Ablage des Dokuments selbst kann man so organisieren, wie es einem am sinnvollsten erscheint. Ich mache es z.B. so, dass ich alle Matrikel-Einträge aus einem Kirchenbuch in einem Verzeichnis zusammenfasse. Das sind in meiner "Hauptpfarrei" inzwischen knapp 800 einzelne Matrikel-Einträge (Taufen, Heiraten, Sterbefälle). Die Dateien sind alle in einem Verzeichnis zu diesem Kirchenbuch, die Dateinamen sind eindeutig und Windows ist damit glücklich. Das könnte man natürlich auch noch anders organisieren (z.B. einzelne Unterverzeichnisse für Taufen, Heiraten, Sterbefälle, einzelne Unterverzeichnisse für die einzelnen Bände des Kirchenbuchs), aber ich habe bisher keinen Vorteil erkannt, den man damit erzielen würde.


    Schöne Grüße - Ulrich

    Hallo Leyla,


    ich habe die Kopien und Abschriften aus den KB in vier Ordnern nach Kekule-Zahlen und Generationen sortiert.


    Das Blatt eines Vorfahren beginnt mit dessen Geburt und Taufe. Manchmal Konfirmation und Verlobung, dann Heirat, Tod und Beerdigung. Jede Seite steckt einzeln in einer Dokumentenhülle. In die Rückseite der Hülle füge ich die Transkription des betreffenden Eintrags mit der Kekule-Zahl.

    Beginnend mit den Großeltern gebe ich Hinweise zur Ahnenzahl der vorherigen und folgenden Generationen. So können meine Nachkommen alles schnell finden und zuordnen.


    Bei dem Blatt mit der Eheschließung habe ich ja zwei Vorfahren. Deshalb schreibe ich da auch beide Ahnenzahlen auf. Und benenne auch die zweite Zahl mit der zugehörigen Generation.


    Die Rücken der Ordner sind gekennzeichnet mit den Kekule-Zahlen und den Generationen.
    Z.B. Ordner 1:
    „Nachweise und Quellen 1 – 127 , Generation I bis VI“.

    Andere Dokumente, die nicht alle zu den Ahnen führen, wie Dienstgeldregister, Hofprotokolle, usw. haben eigene Ordner. Wo sich dann aber Hinweise zu den Vorfahren ergeben, natürlich mit entsprechendem Vermerk.


    Dies ist mein Ordnungssystem außerhalb des Ahnenprogramms im PC. Alphabetisch hatte ich auch mal, war mir aber zu unpraktisch.


    Viele Grüße, Ursula

    Fünf sind geladen, zehn sind gekommen. Ich gieß Wasser zur Suppe und heiß alle willkommen.


    Viele Grüße, Ursula

    Super! Vielen Dank ihr drei!
    Solche Anregungen habe ich gesucht.
    Mir ist schon klar das es nicht die "Eierlegendewollmiclhsau" gibt aber manchmal brauche ich einfach einen kleinen Denkanstoß und kann mir dann hier und da was aufsammeln.
    Danke euch!

    Liebe Ursula,


    mich lässt das gar nicht los. Wie hältst du es denn aber mit den Geschwistern deiner Ahnen. Denn die haben ja keinen Platz nach Kekule, wenn ich das richtig verstanden habe. Vermerkst du deren Nummern bei den Eltern oder interessieren die dich gar nicht?


    Herzliche Grüße

    Guten Abend! Ich stehe, wieder einmal, vor dem gleichen Problem. Meine KB Kopien werde ich jetzt nach Orten ablegen. Es sind sehr viele und es kommen noch viele hinzu. Auf den meisten Seiten befinden sich oft die Geburten der Ehemänner oder der Ehefrauen von "Onkeln und Tanten". So kann ich unter den Orten nachsehen, wenn es sein muss. Geordnet wird nach Geburten /Taufen, Ehen und Tod, jeweils nach Jahr.
    Die Ahnen habe ich nach Namen (ABC) (bis jetzt) geordnet. Sie gehen bis ins 14. Jh zurück. Dort sind die Steuerlisten, Gerichtsurteile usw. den Ahnen zugeordnet.
    Jeder arbeitet anders, für mich ist das so ok.

    Liebe Leyla,


    natürlich haben Geschwister meiner Ahnen einen Platz in meiner Datei. Ohne Kekule, aber mit eigener Dokumentenhülle im Anschluss an den jeweiligen Probanden.


    Auf der Rückseite stehen die Informationen: Bruder/Schwester des Max Mustermann, Ahnenzahl XX.


    In einigen Fällen habe ich auch die Ehe und den Tod der Geschwister. Das füge ich auch in dieser Reihenfolge ein.
    So hat manch ein Vorfahr bis zu 10 Dokumente. Leider kommt das aber nicht oft vor.
    In Sterbeurkunden der Vorfahren-Eltern sind manchmal alle Kinder erwähnt, da habe ich dann von denen keine eigenen Unterlagen. Im Ahnenprogramm ist es leicht, sie einzutragen. Im Ordner wie gesagt, kommen die Geschwister hinter die betreffenden Ahnen.


    Viele Grüße, Ursula

    Fünf sind geladen, zehn sind gekommen. Ich gieß Wasser zur Suppe und heiß alle willkommen.


    Viele Grüße, Ursula

    Off the top of my head ... / Aus dem Stegreif gedacht .....


    Wie wäre es mit einer Excel-Tabelle als einem Index zu allen anderen Ordnern ?


    - egal welche oder wieviele Ordner du hast, jeder bekommt eine Nummer oder sonstige Bezeichnung
    - in der Excel-Tabelle werden alle deine Forschungsnamen aufgelistet. Hinter den Name stehen Spalten für Hauptordner, Geburt, Heirat, Tod, usw.
    - in diese Spalten kommen die Ordnernummer, -namen


    Somit kann man die Filter Möglichkeiten in Excel benutzen, um die Suche zu verfeinern


    usw. usf.


    Als Beispiel:
    unter Wolfgang Schmidt könnte dann der Hauptordner sowie die relevante KB-Ordner für Geburt, Heirat, und Tod stehen (s. ob. bei Louise)


    Gruß,
    Bob

    Hallo Leyla,


    aus der Erfahrung heraus, dass sich nicht alle Dokumente in meinem Besitz jeweils nur auf eine einzelne Person oder auch nur eine einzelne Familie beziehen (ich habe u.a. auch diverse Steuerregister, Kollektivklagen, Dorfchroniken etc. in meiner Sammlung) bin ich dazu übergegangen, meine Akten nach Aktentyp bzw. Aktenherkunft zu ordnen (d.h. gesonderte Mappen für Originaldokumente aus meinem familiären Umfeld, für die jeweiligen kirchlichen und staatlichen Archive und für die Sekundärliteratur) und diese dann weiter (im Falle der Staatsarchive nach der jeweiligen Archivnummer) einzuordnen.
    In meine Genealogiedateien kommt dann an der jeweils dafür vorgesehenen oder passenden Stelle ein möglichst genauer Verweis auf das jeweilige Dokument. Außerdem bemühe ich mich darum, den archivierten Dokumenten jeweils eine Kurzinfo beizufügen, in der dann u.a. auch Hinweise auf die jeweilige Bezugsperson bzw. Familien bzw. den betreffenden Ort enthalten sind.


    Gruß
    Giacomo

    IRGENDWIE sind wir doch ALLE miteinander verwandt... ;)

    Mein Kopf raucht :D


    Liebe Louisa, verstehe ich das richtig, dass wenn du die KB Einträge nach Orten ablegst, du ja aber u.U einen Ahnen in mehreren Orten hast. Also auch in verschiedenene Ordnern?


    Lieber Giacomo, ich bin noch nicht annähernd so weit wie du, aber mir schwant schon jetzt, dass ich bei so einem Ablagesystem, wie du es benutzt, sehr schnell den Überblick verlieren würde.
    Noch passt alles in einen Dokumentenordner und alles was nicht Urkunde ist, ist in einem anderen Ordner untergebracht.


    Lieber Bob, das mit der Exceltabelle ist eine Spitzenidee! Das werde ich sicher versuchen umzusetzen. Danke!


    Liebe Ursula, so wie du es handhabst, finde ich das sehr praktisch. Nur leider sind meine Ahnen in meinen Stammbaumprogramm nicht nach Kekule nummeriert sondern in der Reihenfolge wie ich sie eingetragen habe. Aber da finde ich sicher noch eine Lösung für.


    Ich danke euch nochmals für die Anregungen und Einblicke in eure Systeme :danke:


    Ach und noch eine Frage, liebe Ursula: Wenn du z.B die Geschwister deines Großvaters alle hinter ihm ablegst, legst du dann deren Frauen auch da mit ab? Und wenn sie Kinder hatten?

    Liebe Leyla! Das kann passieren. Dann bekommen die Tanten und Onkel einen Vermerk im Index. Das macht viel Arbeit, Ich habe in vielen Orten vom Anfang der KBs - zum 19. Jh. Ahnen plus der nachfolgenden Familien. Da muss ich anders sortieren.

    Zitat

    Lieber Bob, das mit der Exceltabelle ist eine Spitzenidee! Das werde ich sicher versuchen umzusetzen. Danke!


    Danke :) Wenn du so weit bist, vielleicht kannst du uns erzählen, wie es läuft.


    Ich habe nur spontan ein paar Ideen aufgeschrieben, und der Vorteil einer Tabelle ist, dass man sie nach Lust und Laune und weiteren Einfälle erweitern kann.


    Gruß,
    Bob

    Liebe Leyla,


    in der Tat haben meine Großeltern den größten Anteil im Ordner, weil deren Geschwister mit „Anhang“ dazukommen. In späteren Generationen wird es naturgemäß spärlicher.
    Ich muss noch erwähnen, dass ich in diesen Beiträgen nur auf Deine Frage nach ordnen der Dokumente eingegangen bin.
    Parallel zu den Dokumenten habe ich Ordner in der gleichen Reihenfolge mit der Familiengeschichte angelegt.
    Auf die Vorderseite kommt das Gerüst wie es üblich ist: Geboren, Ort, Taufe mit Paten, Heirat, Tod, Beerdigung. Dazu ein Ausschnitt der Landkarte mit dem Geburtsort.
    Und zur besseren Übersichtlichkeit Sohn des … und der … mit Ahnenzahl , und Vater von … mit Ahnenzahl.


    Auf die untere Hälfte des Blattes kommt das Gleiche mit der Ehefrau.


    Auf die (den) folgende(n) Seite etwas zur Namenskunde, Beruf des Vorfahren, Chronik des Ortes und der Zeit, Soziales (wie alt wurden die Großeltern, lebten sie noch bei der Geburt der Enkel), Bilder, Kriege und Krankheiten, usw. Im Stile einer Erzählung, damit es sich wie ein Buch liest.
    Bei Vorfahren bis zu den Ur-Großeltern habe auch kopierte Fotos eingefügt. (Die Originale habe ich separat)


    Jetzt hast du ja viele Anregungen erhalten. Jeder hat sein System, wie er gut zurechtkommt. Das mit Excel ist auch interessant.


    Gib doch im Stammbaumprogramm hinter dem Nachnamen die entsprechende Ahnenzahl ein.


    Einen schönen Tag,
    Gruß Ursula

    Fünf sind geladen, zehn sind gekommen. Ich gieß Wasser zur Suppe und heiß alle willkommen.


    Viele Grüße, Ursula

    Das klingt wirklich sehr aufwendig, liebe Louisa. Ich finde es schön, dass du dir soviel Mühe damit machst und ein gutes System für sich entwickelt hast. Hat also jeder Ordner eine Art Inhaltsverzeichnis was darin zu finden ist und wer?


    Ja, lieber Bob, ich werde euch auf dem Laufenden halten welche Form meine Exceltabelle annimmt und ob das praktikabel ist. Wenn das "nur" off the top of your head war, dann bitte immer weiter so ;)


    Liebe Ursula, dein System klingt immer spannender für mich! Das mit der Karte der Ortschaften habe ich auch ab und zu mal dazugeheftet aber wie du das mit den Zusatzinformationen bestückst, finde ich fabelhaft! Das ist aber eine Heidenarbeit, oder? Also hast du dann quasi jeden Ahnen doppelt angelegt? Einmal nur Dokumente und einmal ausführlich? Super spannend, finde ich :)


    Mein Ahnenprogramm nummeriert selbst bzw. hat das schon getan sobald eine neue Person angelegt wurde und 500 Personen umzunummerieren habe ich momentan ehrlichgesagt keine Lust zu :D So nach und nach vllt.


    Ich danke nochmals für die tollen Anregungen und halte euch auf dem Laufenden, wie es sich entwickelt.
    Euch ein schönes Wochenende!

    Liebe Leyla! Genau so ist das. Viele KBs habe ich selbst gesucht, oder jemanden beauftragt. Viele habe ich durch Austausch erhalten von anderen Forschern ("Verwandten") und es geht immer weiter. Ich komme damit gut klar und mein Nachfolger findet später auch durch.
    Meine väterl. Familiengeschichte wird wie bei Ursula beschrieben aufgebaut. Geteilt in großväterlicher u. großmütterlicher Linie. Die Ordner "läppern" sich. :D

    Ich habe auch früher über die Möglichkeiten von Excel-Tabellen gedacht. Auch wenn es nicht eine direkte Antwort auf Leylas Frage ist, möchte ich die Gedanken auch hier einfliessen lassen.


    Ich könnte mir dazu eine Spalte vorstellen: "Ordner", wo der Ordner vermerkt wird, wo ich meine Daten ablege.


    Beachte bitte: es wird eine gewisse Fleissarbeit brauchen so eine Tabelle zu erzeugen, aber ich betrachte sie dann als "Werkzeug" ! Über diese Tabelle habe ich viele Möglichkeiten meine Daten zu analysieren, gruppieren, sortieren, filtern, usw.


    Und beachte auch: der einzige Regel hier, ist dass es keine Regel gibt ! Wenn du ein derartiges Werkzeug erstellen möchtest, dann kann es eben das enthalten, was für deine Arbeit wichtig ist. :)


    Im Beispiel-Thema unten, habe ich geschrieben, dass ich eine Zeile pro Ereignis (Geburt, Heirat, ..... usw) bevorzüge.
    Ein anderen Forscher sagt, er bevorzüge eine Zeile pro Person, mit allen Ereignisse auf diese Zeile.
    Und du ? - so wie du das haben willst :)


    Gruß,
    Bob


    ps mehr zu diesem Thema (auf englisch):
    Topic: Spreadsheets help track Surnames
    http://www.rootschat.com/forum/index.php/topic,31779.15.html
    und
    Topic: Not realy a tec problem,but about excel
    http://www.rootschat.com/forum/index.php/topic,199033.0.html
    mit Beispiel
    http://www.rootschat.com/forum…033.msg1132420#msg1132420

    Suuuuper, lieber Bob!
    Das ist eine klasse Anregung und ich werde, sobald ich zeit dafür finde, das mal umzussetzen versuchen.
    Das klingt wirklich nach einer ganzen menge Arbeit aber wenn man erst einmal so ein Gerüst angelegt hat und es regelmäßig pflegt, ist das sicherlich ein geniales Werkzeug!


    Vielen Dank! :danke:

    Ich komme mit Ordnern und so viel Papierkram gar nicht zurecht, deshalb speichere ich alle Personen immer in meinem CRM System (http://www.infra-struktur.de) ab. So muss ich nicht lange suchen und kann von überall aus mal schnell etwas nachsehen. Das System kann man ganz leicht auf sich zuschneiden, sodass man genau die Optionen hat, die man braucht. Für mich bisher die beste Lösung :)